小口現金(当座資産) – 勘定科目・仕訳例

小口現金(こぐちげんきん)は、日常の細かい経費の支出のために、用度係が通常の現金と分けて管理し従業員に前渡しする少額の現金のことを指します。小口現金として使用されている金額は小口現金(資産)勘定で計上します。

経理担当者が会社の金庫で管理する現金ではなく、経理担当者が従業員に前渡しを行い、出張や出先での旅費交通費等の支払に充てられ、従業員が個別に管理を行います。経理担当者は定期的に従業員の小口現金の支出額をチェックし、同額を補充します(定額資金前渡制度)。

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現金と小口現金との違い

現金(資産)勘定は、経理担当者が金庫で管理する多額の現金や店舗のレジに入っている売上金など、広く一般に会社の現金を計上するのに使われます。迷ったら現金勘定で仕訳すれば間違いありません。

一方小口現金(資産)勘定は、経理担当者ではなく各部署の小口現金担当者(用度係)が事務用品や交通費などの細かい現金を管理するのに用います。

細かい支払いをするたびに各部署の担当者が毎回経理担当者に現金を出金してもらうのは非常に手間がかかるため、小口現金勘定を用いて各部署の用度係にある程度の現金を管理させて手間を省くのが目的です。

どちらも同じ現金を管理する勘定科目ですが、管理の都合上分けられます。

定額資金前渡法(インプレストシステム)

小口現金の管理方法の一つです。

経理担当者が各部署の用度係に一定額を支給した段階で現金勘定から小口現金勘定に振り替えます。

用度係は各部署において現金を支出する度に領収書等をまとめ、小口現金出納帳に取引内容を記載します。この時点では経理担当者は仕訳を行いません。

一定期間ごとに用度係は小口現金出納帳・領収書等を経理担当者に渡して報告し、経理担当者は取引内容を仕訳するとともに用度係に支出した小口現金と同額の現金を補充します。

小口現金勘定を使うデメリット

小口現金を使用すると次のようなデメリットが生じます。

  • 小口現金出納帳をつける必要がある(管理帳簿が増える)
  • 頻繁に現金を数えて有高(ありだか)を確認しなければならない
  • 現金を管理する担当者が増えるため紛失や横領のリスクが高くなる

小口現金勘定を使わない方法としては次のような方法があります。

従業員に立替払をしてもらい、経理担当者に直接請求する

従業員に支払いをポケットマネーで立替えてもらい経理担当者に直接請求してもらうという方法があります。

この場合だと日常的に現金を管理している担当者が精算するため各部署の用度係に管理の手間をかけることがありませんし、現金出納帳を付けることなくすぐに記帳業務を行えます。

立替の多い従業員には法人のクレジットカードを支給する

頻繁に外回りをする営業マンや備品の買い付け担当者など立替金額が多くなってしまう担当者には、法人のクレジットカードを支給するという手段もあります。

支払いの際に従業員の立替は必要ありませんし、明細はクレジットカードの請求書が利用できますので、後は従業員が定期的に領収書等を経理担当者に渡すだけで済みます。

他にも、立替金額は多いがクレジットカードを支給したくはないという場合に従業員に一定額の仮払金を支給しておくという方法もあります。

仕訳例

▼経理担当者が営業部の用度係に小口現金20万円を現金で支給した。

借方科目 貸方科目
小口現金 200,000円 現金 200,000円

▼営業部の用度係が社員Aに現金3万円を渡し、社員Aは2万円の航空券(旅費交通費)を購入して領収書を用度係に渡した。用度係は領収書を受け取ったその日に取引内容を小口現金出納帳に記帳した。

借方科目 貸方科目
仕訳なし 仕訳なし

▼営業部の用度係が経理担当者に小口現金出納帳と領収書を渡した。今回の明細には社員Aが購入した2万円の航空券(旅費交通費)と、社員Bが購入した1万円の事務用品(消耗品費)の支払いが記録されていた。

借方科目 貸方科目
旅費交通費
消耗品費
20,000円
10,000円
小口現金
小口現金
20,000円
10,000円

▼営経理担当者が用度係に小口現金3万円を現金で補給した。

借方科目 貸方科目
小口現金 30,000円 現金 30,000円
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